Email Retention

Policy

这是学院的政策，以保存从发送或接收的电子邮件消息 六(7)年的大学或法律规定的大学.

Purpose

执行保存发送或接收的电子邮件的做法和程序 通过学院的电子邮件服务进行诉讼发现，公共记录请求回复， and records management. 

To Whom Does This Policy Apply

此政策适用于所有TCC员工和任何在大学内使用电子邮件的人 行政(非学生)电子邮件系统.  教学中的学生电子邮件帐户 email systems are not in scope.

References

RCW 42.56 Public Records Act

Definitions

Litigation Hold - 诉讼保留将指示潜在相关记录的所有者保存 他们从破坏或修改.  任何诉讼暂停的通知将 包括对相关记录构成的解释.

Relevant Records -相关记录的定义可以通过诸如开始等参数来定义 结束日期，发件人，收件人，主题行，邮件中的关键词，和/或 other variables.  行政服务副总裁或其指定人员 根据发现或公共记录请求的通知，将包括定义 对所有相关诉讼记录持有通知.

Electronic Discovery (eDiscovery) -电子取证指任何搜寻、定位数码资料的程序 为了在民事或刑事案件中作为证据而被扣押和搜查 legal case.

Procedure

Document Preservation Plan:

在收到要求采取行动保存数字文件的通知后，副局长 行政服务总裁或其指定人员，将涉及适当 如有需要，教职员及学院指派的法律顾问会协助制定保存文件 Plan. The plan will include the following:

1. 指定一名协调员作为所有各方的主要联络人.
2. 识别操作单位、个人和可能拥有相关的系统 email messages
3. 向适当的个人提供诉讼暂停通知
4. 实施立即的步骤，以停止自动化，例行的做法，有 删除相关信息的可能性
5. 实施查找、收集和保存本族相关记录的计划 formats (including metadata).

Record Retention Plan:

学院采用市售软件持续存档所有文件 由书院电邮服务发出或接收的讯息.  The archive is stored 由学院的云托管电子邮件提供商提供.  个人信息没有受到诉讼 保留及/或不受公开记录要求的保留期限为六年.

发现和公共记录请求:

诉讼通知、证据披露请求或公共记录请求的接收方 必须立即通知行政服务副总裁或其指定人员.

了解即将发生的诉讼或合理预期的任何学院员工 诉讼必须立即通知行政服务副总统或 their designee.

在这两种情况下，学院将立即采取如下措施来保护 并防止丢失潜在的相关信息.

收到诉讼暂停通知、证据开示请求或公众通知的人员的义务 Records Request:

收到诉讼搁置、发现请求或公共记录请求的员工 对可能属于该人拥有或责任范围的文件的通知 must immediately:

1. 停止销毁可能相关信息的个人行为.
2. 禁用或导致禁用任何自动功能，如自动删除 of emails.
3. 以原始数字形式保护和保存所有消息(包括元数据). 
4. 保护和保存之后生成或接收的任何相关新信息 收到诉讼搁置、发现请求或公共记录请求.
5. 遵守诉讼搁置、证据开示请求、 or Public Records Request.

保存责任:

接收诉讼搁置、证据开示请求或公共记录的人员的职责 当文件保存计划协调员以书面形式通知请求时，请求通知终止 the litigation or the threat of litigation has ended; or the Public Records request has been withdrawn or closed.

学院的记录保存官员将安排并进行年度审查 this policy.